Касса, запись и партнёрская программа точки Миофлекс — в одной программе

Задача в одну строку

Миофлекс — процедура на массажной кушетке, 10 или 20 минут. Точка в Алматы стоит рядом с фитнес-центром, и клиентов в неё приводят тренеры. Задача пришла голосовым сообщением 1 октября: у каждого, кто приводит клиентов, свой QR-код, а программа сама считает, что ему начислить.

Звучит как одна функция. Но чтобы это работало честно, надо отвечать на вопросы, которые обычно решаются в голове и в тетради: чей это клиент, сколько он на самом деле заплатил, с какой суммы считать начисление и когда его выплачивать. На следующий день первая версия была на сервере, а к середине месяца из неё выросла программа всей точки.

QR-код и клиент навсегда

У каждого тренера свой QR-код. Клиент показывает его на кассе, или кассир сканирует код с телефона тренера, — и клиент закрепляется за тем, кто его привёл. Навсегда: сменить источник может только администратор, с паролем и причиной, которая остаётся в журнале.

Коды разного цвета, чтобы кассир с первого взгляда видел, кто привёл клиента: у тренеров — зелёная рамка, у партнёров — чёрная, у амбассадоров — синяя. Сам код всегда чёрно-белый, чтобы любая камера его читала.

Касса

Касса открывается на телефоне, планшете или ноутбуке. Кассир сканирует код или вводит промослово, выбирает позицию из прайса и способ оплаты — Kaspi, карта или наличные. Скидка считается сама: по тому, кто привёл клиента. Кассир её не меняет, и ему сразу видно, что и кому начислится с этой оплаты.

Оплату нельзя удалить. Возврат — только с причиной, и начисление с этой оплаты пересчитывается само. Кассиры входят по PIN, у каждого свои смены, а в журнале видно, кто принял оплату и кто закрепил клиента. В конце смены — сверка.

На ноутбуке касса показывает больше: выручку дня по способам оплаты, записи на сегодня, свободное время и последние оплаты. Когда приходит оплата или клиент подписал документы на планшете, кассе приходит уведомление.

Партнёры и амбассадоры

Источников клиентов три. Тренеры фитнес-центра. Партнёры — клиенты, которые приводят друзей: партнёром клиента кассир делает одной кнопкой. Амбассадоры — отдельная роль со своим промословом. У каждого свои правила скидки для приведённого клиента.

Начисление считается от того, что клиент реально заплатил, а не от цены в прайсе. За разовое занятие начисление приходит в день оплаты, за абонемент — частями, по мере визитов. К выплате попадает только то, что заработано больше двух недель назад: если клиент за это время оформил возврат, начисление уже пересчитано.

Каждый открывает свой кабинет по личной ссылке: баланс, начисления и памятку с правилами. О каждом начислении приходит сообщение на телефон. Выплаты — раз в две недели: программа собирает ведомость, владелец точки проверяет её и одобряет. Ведомость выгружается в Excel.

Документы на планшете

Перед процедурой клиент подтверждает документы на планшете: вводит телефон на экранной клавиатуре, читает, ставит галочки и расписывается пальцем. Договор-оферту подписывают один раз, памятку о самочувствии — перед каждым визитом, согласие на обработку персональных данных — один раз на каждую версию текста.

Подпись хранится вместе с версией текста, который клиент подписал. Лист согласия можно распечатать, а вся история подписей лежит в карточке клиента. Если с планшета пришла подпись, кассир узнаёт об этом сразу.

Запись и кабинет клиента

Запись ведётся по кушеткам, сеткой по полчаса, и при записи сразу видно свободное время. Клиент может записаться и сам: в своём кабинете он видит остаток занятий, выбирает время на две недели вперёд и может отменить запись. За два часа до визита приходит напоминание.

Кабинет открывается в браузере или в Telegram. Помощник в Telegram подписан «Мио, служба заботы Миофлекс»: он присылает подтверждение записи, напоминания и поздравление с днём рождения. Войти в кабинет клиента может только сам клиент: касса выдаёт ему одноразовое приглашение, а при входе с нового устройства приходит уведомление.

Где решает человек

Программа считает, но деньги и спорные решения остаются за людьми.

• Выплаты партнёрам и амбассадорам не уходят автоматически: ведомость проверяет и одобряет владелец точки.
• Сменить, за кем закреплён клиент, может только администратор — с паролем и причиной.
• Скидку кассир не меняет: её задают правила точки.
• Возврат оформляется только с причиной, а удалить оплату нельзя совсем.

Нужна ли такая программа вам

Она нужна там, где клиентов приводят другие люди и им за это платят: тренеры, мастера, партнёры, постоянные клиенты. Признаки, что пора:

• кто кого привёл, записано в тетради или в переписке, и об этом спорят;
• процент считают вручную в конце месяца, и каждый раз выходит по-разному;
• скидки для «своих» кассир даёт на глаз;
• согласия и договоры с клиентами лежат в бумажной папке или не подписываются вовсе.

Начинаем так же, как здесь: с одного участка, который болит сильнее всего, и наращиваем вокруг него то, что точке действительно нужно.