Was eine schlüsselfertige KI-Einführung im Vertrieb umfasst
Eine vollständige Einführung bedeutet einen Verkaufsroboter in allen Kanälen, ein eingerichtetes CRM mit Auswertung in Echtzeit, Qualitätskontrolle der Arbeit der Mitarbeiter und schriftliche Regeln. Der Roboter qualifiziert Anfragen und übergibt heiße Kunden an Menschen, das CRM führt die Pipeline automatisch, und Sie sehen Plan und Ist je Kanal und je Mitarbeiter.
Der Verkaufsroboter arbeitet in allen Kanälen zugleich
Der Roboter antwortet Kunden auf Telegram, WhatsApp, Instagram, Avito und der Website über ein System. Er erkennt Sprachnachrichten und Fotos, erinnert sich an den gesamten Verlauf und führt den Kundendatensatz in AmoCRM ab dem ersten Kontakt. Ist der Kunde kaufbereit oder stellt er eine Frage, für die ein Mensch nötig ist, übergibt der Roboter den Dialog mit vollständigem Zusammenhang.
In einem laufenden GetGate-Projekt kommen 27 % der Anfragen abends und am Wochenende — früher warteten sie bis zum Morgen auf Antwort. Jetzt antwortet der Roboter sofort, qualifiziert das Anliegen und vereinbart einen passenden Termin. Am Morgen erhält der Mitarbeiter einen bereits warmen Kunden mit ausgefülltem Datensatz.
Der Roboter folgt keinem starren Skript: Er berücksichtigt den Gesprächszusammenhang und passt sich den Fragen des Kunden an. Fragt jemand nach dem Preis, klärt er die Aufgabe und nennt eine Spanne. Fragt er nach Fristen, erklärt er die Schritte. Will er gleich seine Kontaktdaten hinterlassen, erfasst er sie und übergibt.
Wir binden alle Kanäle an, über die Anfragen kommen, und arbeiten den Roboter für die Branche des Kunden ein. Er kennt Leistungen, Preise, Bedingungen und typische Einwände. Zugleich sagt er ehrlich, wenn er die Antwort nicht kennt, und gibt solche Fragen an einen Menschen weiter.
Das CRM führt die Pipeline und übernimmt die Routine
Ein CRM einzuführen heißt nicht, ein Programm zu installieren, sondern den gesamten Verkaufsprozess einzurichten. Wir bauen die Pipelines um den tatsächlichen Weg des Kunden: vom Erstkontakt bis zu Zahlung und Folgekauf. Jede Phase bildet etwas ab, das in der Arbeit wirklich geschieht, und keinen abstrakten Status.
Das CRM legt die Aufgaben selbst an: eine Stunde nach der Anfrage anrufen, das Angebot senden, den Kunden vor dem Termin erinnern. Wir binden die Telefonie an — Anrufe gehen aus dem Datensatz hinaus, werden aufgezeichnet und bleiben im Verlauf. Wir verbinden Dokumente und Zahlungen: Der Vertrag entsteht automatisch, und der Kunde erhält den Zahlungslink direkt im Chat.
Im selben GetGate-Projekt werden in jeder Anfrage fünf Warengruppen automatisch berechnet. Früher tippte der Mitarbeiter die Positionen von Hand ein und rechnete die Summe neu. Jetzt füllt der Roboter den Datensatz bei der Qualifizierung, das CRM zieht die Preise und erstellt das Angebot — der Mensch prüft nur noch und verschickt.
Wir arbeiten das Team im CRM ein: wie man Datensätze führt, Aufgaben setzt, Vorlagen und Berichte nutzt. Nach der Einführung kehren die Mitarbeiter nicht zu Tabellen und Notizbüchern zurück — alles liegt an einem Ort, ist für die Führungskraft zugänglich und geht bei einer Kündigung nicht verloren.
Die Auswertung zeigt Plan und Ist in Echtzeit
Vertriebsauswertung ist kein Monatsbericht, sondern eine Ansicht mit aktuellen Zahlen. Sie sehen den Umsatz nach Tagen, die Abschlussquote je Pipeline-Phase, die Aufschlüsselung nach Akquisekanal, Leistung und Mitarbeiter. Hängt der Plan durch, meldet das System es.
Die Umsatzprognose entsteht automatisch: Das System betrachtet die laufenden Geschäfte, berücksichtigt Phase und Abschlusswahrscheinlichkeit und zeigt die erwartete Summe zum Monatsende. Sie wissen, ob der Plan zu schaffen ist oder ob dringend Anfragen fehlen.
Die Aufschlüsselung nach Kanal beantwortet, woher die Kunden kommen und welche Kanäle sich rechnen. Sie sehen, wie viele Anfragen aus Telegram, WhatsApp, von der Website und von Avito kamen und wie viele davon zur Zahlung führten. So verschieben Sie Budget hin zu dem, was funktioniert, und schalten ab, was nur kostet.
Berichte je Mitarbeiter zeigen, wer wie viele Abschlüsse erzielt, an welcher Stelle Kunden am häufigsten verloren gehen und wie schnell Anfragen bearbeitet werden. Das ist die Grundlage für die Auswertung der Teamarbeit und der Einstieg in die Qualitätskontrolle.
Die Qualitätskontrolle findet verlorene Geschäfte und bewertet die Mitarbeiter
KI hört die Gespräche ab und liest die Korrespondenz, bewertet die Mitarbeiter anhand einer Checkliste: Hat er begrüßt, die Aufgabe des Kunden geklärt, den Preis genannt, den nächsten Schritt vereinbart. Das System errechnet für jeden eine Bewertung und zeigt, wo er stark ist und wo er nachlässt.
Der Hauptnutzen der Kontrolle ist das Finden verlorener Geschäfte. Die KI findet Dialoge, in denen der Kunde kaufbereit war, aber niemand zum Abschluss führte: den Rückruf vergessen, den Einwand nicht beantwortet, keinen Termin angeboten. Diese Fälle sehen Sie und besprechen sie mit dem Team.
Kontrolle dient der Verbesserung des Prozesses, nicht der Bestrafung. Zeigt sich, dass Kunden immer an derselben Stelle verloren gehen, ist das ein Signal, das Skript zu überarbeiten oder zu schulen. Schließt eine Person doppelt so viel ab wie die anderen, lohnt es, ihr Vorgehen zu zerlegen und weiterzugeben.
Das System verlangt keine manuelle Prüfung jedes Gesprächs. Die KI markiert selbst die Dialoge, die man hören sollte: wo es Streit gab, wo der Kunde absagte, wo jemand gegen die Regel verstieß. Die Führungskraft wendet Zeit nur für wirklich wichtige Fälle auf.
Der Aufbau des Vertriebs gibt dem Team Regeln und Skripte
Werkzeuge einzurichten genügt nicht — das Team muss nach einem einheitlichen Prozess arbeiten. Wir schreiben Skripte für die typischen Gespräche: wie man eine Anfrage qualifiziert, wie man Einwände beantwortet, wie man einen Termin vereinbart. Ein Skript ist kein Text zum Vorlesen, sondern eine Gesprächsstruktur mit Verzweigungen.
Die Regeln legen die Arbeitsweise fest: wann eine Anfrage zu bearbeiten ist, wie der Datensatz im CRM geführt wird, was mit einem Kunden geschieht, der nicht antwortet. Das nimmt das Durcheinander heraus und macht das Ergebnis vorhersehbar. Ein neuer Mitarbeiter kommt schneller zu Abschlüssen, weil er den Prozess nicht neu erfinden muss.
Das Durchgehen von Geschäften und Absagegründen zeigt, wo Geld verloren geht. Wir sehen auf die Pipeline: viele Anfragen, aber wenige Termine bedeutet ein Problem bei der Qualifizierung. Viele Termine, aber wenige Abschlüsse bedeutet eine schwache Präsentation oder einen falschen Preis. Jeden Fall nehmen wir auseinander und passen Skript oder Prozess an.
Für jeden Kontakt legen wir den nächsten Schritt fest. Kein vages „im Blick behalten“, sondern eine konkrete Handlung mit Frist: morgen um zehn anrufen, das Angebot heute bis mittags senden, für nächste Woche einen Termin vereinbaren. Das CRM legt die Aufgaben automatisch an, und niemand vergisst oder schiebt auf.
Akquise erhöht den Zulauf an Anfragen
Ein Vertrieb arbeitet besser, wenn genug Anfragen da sind. Wir helfen bei der Akquise: Wir entwickeln Strategie und Positionierung, erstellen Inhalte, bauen Websites, richten SEO ein. Das ist kein Pflichtteil einer Einführung, doch wenn es wenige Anfragen gibt oder sie aus einem einzigen Kanal kommen, lohnt es sich, parallel am Zulauf zu arbeiten.
Die Strategie beantwortet, wer Ihr Kunde ist und warum er Sie wählen sollte. Wir formulieren ein Angebot, das ein konkretes Problem eines konkreten Menschen löst, und verpacken es in Landingpages, Werbemittel und Inhalte für soziale Netze.
SEO und Inhalte liefern langfristig organischen Zulauf. Wir schreiben Beiträge, die Kundenfragen in der Auswahlphase beantworten, optimieren die Website für Suchanfragen und bauen eine Struktur, in der ein Mensch leicht findet, was er braucht, und eine Anfrage hinterlässt.
Mit wachsender Zahl der Anfragen rechnen sich Roboter und CRM schneller. In einem laufenden Projekt gewinnt der Mitarbeiter täglich rund eine Stunde Arbeitszeit — genug, um zusätzliche Anfragen ohne Neueinstellungen zu bearbeiten.
Wie die Arbeit beginnt
Wir verkaufen keine fertige Lösung, die man dann anpassen muss. Wir beginnen damit, den Vertrieb auseinanderzunehmen: wie Anfragen heute bearbeitet werden, wo Kunden verloren gehen, welche Kanäle funktionieren und welche nicht. Wir suchen die Stelle, an der Automatisierung die größte Wirkung hat.
Dann bauen wir das CRM, arbeiten den Roboter für die Branche des Kunden ein und binden die Kanäle an. Der Roboter beginnt zu antworten und Kunden einzutragen, das Team arbeitet unter Auswertung und Qualitätssystem. Wir betrachten Plan und Ist, passen den Prozess an und ergänzen Automatisierung dort, wo sie sinnvoll ist.
Die Einführung läuft in Stufen, denn alles auf einmal zu starten heißt, nichts mehr nachbessern zu können. Zuerst binden wir den Hauptkanal und den häufigsten Ablauf an und prüfen, ob der Roboter richtig antwortet. Dann kommen die übrigen Kanäle, die Schnittstellen und die Auswertung. Zum Zeitpunkt des vollen Starts kann das Team bereits mit dem System arbeiten.
Im Blindvergleich war die Antwort des Assistenten in 80 % der Fälle nicht schlechter als die eines Menschen. Das heißt, der Roboter deckt die meisten typischen Fragen ohne Beteiligung ab. Ein Mensch steigt ein, wenn der Kunde kaufbereit ist oder etwas Ungewöhnliches fragt — dort, wo er wirklich gebraucht wird.
Häufige Fragen.
Kann man einen Teil statt des Ganzen nehmen?
Ja, und meist wird es so gemacht. Zwingend ist nur die Prozessanalyse: Ohne sie lässt sich nicht sagen, welchen Teil Sie brauchen.
Das Einzige, was für sich schlecht funktioniert, ist eine Auswertung ohne Ordnung im CRM. Sie zeigt ehrlich, was im CRM liegt, und sind die Daten wahllos erfasst, werden die Berichte hübsch und nutzlos.
Was bleibt nach dem Start auf unserer Seite?
Der Inhalt. Die Preisliste ändert sich, neue Leistungen kommen hinzu, Bedingungen wandeln sich — und jemand im Unternehmen muss das dem System sagen.
Das Minimum ist ein Mensch, der einmal pro Woche die markierten Fälle durchsieht und Änderungen meldet. Ohne ihn entfernt sich das System allmählich von der Wirklichkeit, und als Erster merkt es ein Kunde.
Was, wenn wir gar keine Regeln und Skripte haben?
Das ist der Normalfall und hindert niemanden am Anfangen. Mehr noch: Die Prozessanalyse endet fast immer damit, dass zum ersten Mal Regeln entstehen — schlicht weil man sich für die Einrichtung einigen muss, wie es läuft.
Ein Dokument um des Dokuments willen braucht es dabei nicht. Die brauchbare Form sind kurze Regeln, die ein Mensch liest und ein System zugleich ausführt.
Wie abhängig macht das vom Anbieter — kann man später wechseln?
Entscheidend ist, wo Ihre Daten liegen und wem die Zugänge gehören. Läuft das CRM auf die Firma, liegt die Korrespondenz darin und haben Sie die Wissensbasis in der Hand, bedeutet ein Wechsel den Tausch des Dienstleisters und nicht den Verlust des Systems.
Das sollte man vor Beginn der Arbeiten prüfen, bei jedem Anbieter. Die Frage „Was bleibt bei uns, wenn wir uns trennen?“ ist die nützlichste beim ersten Treffen.
Wie viele Personen auf Unternehmensseite sind beteiligt?
Unbedingt eine verantwortliche Person, dazu Zugang zu denen, die die Einzelheiten kennen: der leitende Vertriebler, wer das CRM führt, manchmal die Buchhaltung für Zahlungen und Dokumente.
Die Hauptlast liegt in den ersten Wochen — der Phase, in der geklärt wird, wie alles tatsächlich läuft. Danach wird die Beteiligung punktuell: eine Frage beantworten, eine Formulierung freigeben, einen markierten Fall ansehen.
Sehen Sie, wie er arbeitet.
Schreiben Sie unserem Agenten ein paar Zeilen über Ihr Geschäft — er antwortet und vereinbart eine kostenlose Analyse. Das ist die Demonstration.