Woraus sich der Preis eines KI-Agenten für den Vertrieb zusammensetzt

Warum sich keine einzelne Zahl nennen lässt

Die erste Frage im Gespräch klingt einfach: Was kostet Ihr KI-Agent. Die ehrliche Antwort lautet „kommt darauf an“, und das ist kein Ausweichen, sondern eine Tatsache. Ein Verkaufsroboter wird nicht als Boxlizenz mit festem Preis verkauft, denn der Preis setzt sich aus mehreren unabhängigen Teilen zusammen: der Anbindung ans CRM, der Zahl der Kanäle, dem Anrufvolumen und der Frage, ob der Vertrieb neu aufgebaut werden muss.

Ein Unternehmer fragt meist nicht „was kostet der Bot“, sondern „woher kommen die Preise“ — also woraus sich der Preis überhaupt zusammensetzt. Das ist die richtige Frage: Sie zeigt, dass der Mensch bereits versteht, dass die Lösung aus mehreren Teilen besteht. Im Folgenden nehmen wir jeden Teil einzeln durch, damit sich am eigenen Vertrieb abschätzen lässt, wofür genau man zahlt.

Wir nennen bewusst keine Spanne in Rubel: Sie hängt von der Nische, der Zahl der Mitarbeiter und davon ab, was im CRM des Kunden bereits eingerichtet ist. Die Kostenstruktur lässt sich aber ehrlich zeigen — sie ist für jedes Unternehmen gleich, das einen Roboter an einen bestehenden Vertrieb anbindet.

Roboterlizenz und amoCRM-Integration sind verschiedene Kostenpositionen

Der erste Fehler bei der Preisschätzung ist die Annahme, ein Verkaufsroboter sei eine einzige Leistung. Tatsächlich sind es mindestens zwei verschiedene Arbeiten. Die erste ist der Agent selbst: Dialoglogik, Qualifizierung des Kunden, Terminvereinbarung, Erkennung von Sprachnachrichten und Fotos, Erinnerung an den Gesprächsverlauf. Die zweite ist die CRM-Einführung: Pipelines für den Prozess des Kunden, Anbindung von Kanälen und Telefonie, Integrationen mit Zahlungen und Dokumenten.

Ist im Unternehmen amoCRM bereits mit Pipelines für den eigenen Prozess eingerichtet, ist weniger Arbeit nötig — es bleibt, den Agenten anzubinden und zu trainieren. Gibt es gar kein CRM oder wurde es hastig zusammengestellt, müssen zuerst Pipelines, Kanäle und Telefonie aufgebaut und erst danach der Roboter daraufgesetzt werden. Das sind zwei vom Umfang her verschiedene Aufgaben, und sie werden getrennt berechnet.

Ein eigener Posten ist die Anbindung der Kanäle: Telegram, WhatsApp, Instagram, Avito, Website — jeder Kanal braucht seine eigene Einrichtung im CRM. Je mehr Kanäle ein Unternehmen hat, desto mehr Arbeit zu Beginn, aber desto weniger Anfragen gehen später verloren. In einem laufenden Projekt, GetGate, warteten genau die Abend- und Wochenendanfragen — 27 % aller Anfragen — früher einfach bis zum Morgen, bis die Kanäle in einer Pipeline zusammengeführt wurden.

Wie sich die Zahl der Mitarbeiter, Leads und Anrufe auf den Preis auswirkt

Die zweite Variable ist die Größe des Vertriebs. Einen Roboter für eine Nische mit drei Mitarbeitern und geringem Leadfluss zu trainieren, ist die eine Aufgabe. Ihn für eine Abteilung mit Dutzenden Mitarbeitern, mehreren Pipelines und Hunderten Anrufen pro Tag zu trainieren, ist die andere, denn das Volumen der Dialoge wächst, die der Agent ohne Qualitätsverlust führen können muss.

Hier zählt auch der Umfang der Analytik-Arbeit: Vertriebsanalytik erstellt Plan/Ist in Echtzeit und die Aufschlüsselung nach Kanälen, Leistungen und Mitarbeitern. Je mehr Warengruppen und Geschäftsfelder ein Unternehmen hat, desto mehr Aufschlüsselungen müssen eingerichtet werden. Im Projekt GetGate werden fünf solcher Warengruppen automatisch berechnet — und das ist eine eigene Einrichtung oberhalb der Basis-Pipeline, kein Teil der Roboterlizenz.

Ein Vertriebsmitarbeiter aus der Praxis fragt in dieser Lage meist nicht nach dem Geld, sondern danach, ob der Roboter die Prioritäten richtig setzt: ob er genau die Aufgaben ausgibt, die dem Geld am nächsten sind, und zu den richtigen Kunden. Auch das beeinflusst den Preis — denn das Einstellen der Prioritäten für eine konkrete Pipeline kostet die Zeit eines Analysten, nicht nur eines Programmierers.

Qualitätskontrolle der Anrufe ist eine eigene Position, kein Bonus

Viele erwarten, dass die Qualitätsprüfung im selben Preis enthalten ist, wenn der Agent ohnehin schon Kunden antwortet. Tatsächlich ist es eine eigene Leistung: Qualitätskontrolle — das ist KI, die Anrufe und Chats abhört, sie nach Checkliste bewertet, verschenkte Kunden sucht und das Scoring der Mitarbeiter berechnet. Sie funktioniert auch ohne Verkaufsroboter — einfach als Aufsatz über einer menschlichen Abteilung.

Der Grund, das getrennt zu halten, ist einfach: Qualitätskontrolle braucht man auch dort, wo nur Menschen an der Leitung sitzen, ohne einen einzigen Bot. Und umgekehrt — man kann einen Roboter nur auf die erste Antwortlinie setzen und die Gespräche der Mitarbeiter gar nicht prüfen. Das sind unterschiedliche Arbeitsumfänge, und sie in einen Preis zu mischen, wäre falsch.

Die Prüfung echter Korrespondenz ergab: In 80 % der Fälle war die Antwort des Assistenten im Blindvergleich nicht schlechter als die eines Menschen. Das ist die Zahl einer einzelnen Prüfung von uns, keine Garantie für jedes Unternehmen — aber sie erklärt, wozu eine eigene Qualitätskontrolle überhaupt nötig ist: um nicht zu raten, sondern zu messen, wo der Agent zurechtkommt und wo ein Mensch gebraucht wird.

Was sich am Preis ändert, wenn der Vertrieb neu aufgebaut wird

Ein eigener Fall liegt vor, wenn der Kunde überhaupt keinen eingespielten Vertrieb hat: keine Skripte, keine Regelwerke, keine Klarheit, was mit einem Abschluss in jedem Schritt zu tun ist. Einen Roboter an das Chaos anzubinden, ist dann sinnlos — zuerst braucht es den Vertriebsaufbau: Skripte und Regelwerke, die Analyse der Absagegründe, ein klarer nächster Schritt für jeden Lead, Onboarding der Mitarbeiter.

Das bringt Arbeit mit sich, die es nicht gäbe, wenn der Kunde bereits eine funktionierende Abteilung hätte. Dafür wird genau hier die Lücke geschlossen, die wir aus den Fragen der Unternehmer kennen: „Mein Kollege und ich haben Geld verloren, weil die Mitarbeiter einfach ohne System dasaßen“ — also ohne Regelwerk, ohne klare Aufgabe für heute, ohne Analyse, wo das Geld gerade verloren geht.

Ist die Abteilung bereits aufgebaut und funktioniert sie, entsteht dieser Preisanteil schlicht nicht — der Roboter wird auf die bestehenden Prozesse trainiert, statt sie neu zu bauen. Deshalb beginnt das erste Preisgespräch immer mit einer Analyse: Gibt es einen Vertrieb, oder muss er zusammen mit dem Bot aufgebaut werden.

Wann ein normaler Mitarbeiter billiger ist und wann der Agent

Die ehrliche Antwort: Ein Agent ist nicht immer günstiger als ein Mensch, und es geht nicht um den Abopreis, sondern um die Art der Aufgabe. Ein Mensch wird dort gebraucht, wo die Entscheidung Nuancen, Verhandlung und emotionalen Kontakt verlangt — einen komplexen Abschluss holt der Agent nicht allein. Der Agent lohnt sich dort, wo sich die Aufgabe massenhaft wiederholt: eine Standardfrage beantworten, einen Kunden qualifizieren, einen Termin vereinbaren, und das zu jeder Stunde.

Genau jene Lücke von 27 % der Anfragen abends und am Wochenende ist ein Beispiel für die zweite Situation. Jemanden für die Nachtschicht einzustellen wegen eines Anfragestroms, der unregelmäßig eintrifft, ist teuer und im Dienstplan unpraktisch. Der Agent ersetzt hier nicht den Vertrieb, sondern deckt die Stunden ab, in denen physisch niemand an der Leitung ist.

Der zweite Anhaltspunkt ist, wie viel Routine beim Mitarbeiter auf Schriftverkehr und Qualifizierung entfällt statt auf Anrufe und Termine. Im Projekt GetGate wird beim Mitarbeiter rund eine Stunde Arbeitszeit pro Tag frei — nicht weil er aufgehört hat zu arbeiten, sondern weil der Agent die Erstprüfung der Anfrage übernommen hat. Gibt es in der Abteilung des Kunden wenig solcher Routine, fällt die Ersparnis geringer aus, und die Entscheidung kann durchaus gegen den Agenten ausfallen.

Warum es auf der Website keine feste Preisliste gibt

Eine Preisliste mit Summen wirkte auf den Leser ehrlicher, wäre der Sache nach aber ungenau: Der Preis ein und desselben Verkaufsroboters für einen Laden mit drei Kanälen und für eine Kette mit zehn Mitarbeitern und Telefonie unterscheidet sich nicht wegen eines Aufschlags, sondern wegen des Umfangs der tatsächlichen Arbeit. Eine einzige Zahl zu veröffentlichen hieße, sie für komplexe Fälle zu niedrig oder für einfache zu hoch anzusetzen.

Deshalb dreht sich das Preisgespräch nicht um eine Preisliste, sondern um eine Analyse: welche Kanäle es bereits gibt, welches CRM derzeit läuft, wie viele Mitarbeiter und Leads pro Monat, ob eine eigene Qualitätskontrolle der Anrufe nötig ist. Die Antwort auf jeden dieser Punkte verändert den Arbeitsumfang und damit den Endpreis — und das lässt sich nur an einem konkreten Vertrieb klären, nicht in einem allgemeinen Artikel.

Genau deshalb beschreiben wir die Rechenlogik offen: damit der Leser nicht mit der Frage „was kostet das grundsätzlich“ ins Gespräch kommt, sondern mit fertigen Antworten zu seinen Kanälen, Mitarbeitern und seinem CRM. Dann dauert das Preisgespräch kürzer und wird sofort konkret.

Womit anfangen, um den eigenen Preis zu verstehen

Der erste Schritt ist keine Budgetrechnung, sondern eine Analyse des Vertriebs beim Kunden: wo Geld verloren geht, welche Anfragen nicht bis zum Abschluss kommen, was im CRM bereits eingerichtet ist. Es ist derselbe erste Schritt, mit dem wir jedes Projekt beginnen — ohne ihn wäre jede Preiszahl Raterei und keine Berechnung.

Danach wird das CRM auf den Prozess zugeschnitten, der Roboter auf die Nische trainiert, die Kanäle angebunden — und schon auf dieser Stufe ist zu sehen, wie viel Arbeit genau diese Pipeline erfordert. Erst danach ergibt es Sinn, die Qualitätskontrolle zu kalkulieren und zu entscheiden, ob Regelwerke und Skripte neu gebaut werden müssen oder der Agent in das Bestehende eingefügt wird.

Wenn der Vertrieb derzeit keine Antwort darauf hat, was mit einer Anfrage außerhalb der Geschäftszeiten passiert oder wer die Chats auf verschenkte Kunden durchsieht, ist genau das der Ausgangspunkt für das Preisgespräch. Über die Analyse selbst und ihre Logik informiert der Blog, ausführlicher zu jedem Teil die Leistungsseiten: Verkaufsroboter und Kundengewinnung, falls neben der Bearbeitung von Anfragen auch deren Zufluss gebraucht wird.