Vertriebsautomatisierung — ohne neue Leute.
Vertriebsautomatisierung heißt: Die Anfrage landet von selbst im CRM, der Kunde bekommt rund um die Uhr in Sekunden eine Antwort, Aufgaben entstehen ohne Erinnerung, und die Leitung sieht Plan und Ist, ohne sie von Hand zusammenzutragen. Sie beginnt nicht mit dem Kauf einer Software, sondern mit der Analyse der Prozesse: Zuerst finden wir, wo das Geld verloren geht, und automatisieren genau das.
Die Routine übernimmt das System, die Entscheidungen bleiben bei den Menschen.
Was das System übernimmt
Anfragen aus allen Kanälen annehmen, die erste Antwort an den Kunden, die CRM-Karte ausfüllen, Aufgaben und Erinnerungen setzen, Gespräche nach Checkliste prüfen und Berichte bauen. Alles läuft Montagmorgen genauso wie Samstagnacht.
Was dem Mitarbeiter bleibt
Das Gespräch, in dem der Abschluss entschieden wird. Der Mitarbeiter kommt zum Kunden und weiß bereits, was der wollte, was ihm geantwortet wurde und wo man stehen geblieben ist — statt zehn Minuten den Verlauf zu durchsuchen.
Was im Vertrieb genau automatisiert wird.
Anfragen annehmen und sortieren
Anfragen von der Website, aus Messengern, von Plattformen und per Telefon landen in einem Trichter und werden sofort markiert: heiß, kalt, falsche Adresse.
Die erste Antwort an den Kunden
Antwortet in Sekunden und führt das Gespräch weiter, statt „Wir haben Ihre Anfrage erhalten“ zu schicken. Einen schwierigen Fall gibt er an einen Menschen ab.
Die Deal-Karte
Was der Kunde gefragt hat, was vereinbart wurde, wann zurückzurufen ist — schreibt sich direkt nach dem Gespräch von selbst, nicht abends aus dem Gedächtnis.
Aufgaben und Fristen
Der nächste Schritt wird sofort gesetzt und erinnert an sich. Überfällige Aufgaben häufen sich nicht mehr, weil sie niemand mehr von Hand anlegt.
Prüfung der Gespräche
Anrufe und Chats werden vollständig nach Checkliste geprüft, nicht stichprobenartig — man sieht, wo ein Deal verloren ging und an welchem Schritt.
Berichte und Plan/Ist
Die Zahlen sammeln sich selbst und stehen in Echtzeit da, nicht montags als von Hand gebaute Tabelle.
Die Stellen, an denen der Vertrieb Geld verliert.
Die Automatisierung des Vertriebs zerfällt in einzelne Bereiche. Jeder hat seine eigene Verlustquelle und seine eigene Arbeit, die man den Menschen abnehmen kann.
| Bereich | Was wir automatisieren | Was aufhört verloren zu gehen |
|---|---|---|
| Eingehende Anfragen | Anfragen aus Messengern, von der Website, von Avito und aus Anrufen laufen in einer CRM-Karte zusammen | Anfragen, die auf dem privaten Handy eines Mitarbeiters lagen |
| Verpasste Anrufe | Deal und Rückrufaufgabe entstehen von selbst, auch wenn niemand abgenommen hat | Kunden, die einmal angerufen und es nicht wieder versucht haben |
| Nachfassen | Der Roboter schreibt denen, die eine Pause eingelegt haben, nach dem von Ihnen festgelegten Zeitplan | Kunden, die „Ich überlege es mir“ gesagt haben und denen niemand geschrieben hat |
| Übergabe eines Kunden zwischen Kollegen | Chats und Absprachen liegen in der Karte, der neue Zuständige sieht den gesamten Verlauf | Absprachen, die früher mit dem Mitarbeiter in den Urlaub gingen |
| Absagegründe | Die KI holt den echten Grund aus dem Gespräch, nicht aus dem Feld „zu teuer“ | Das Verständnis, warum nicht gekauft wird und was am Angebot zu ändern ist |
| Prüfung der Gespräche | Die KI prüft jeden Anruf und jeden Chat anhand einer Checkliste | Deals, die an einer Stelle verloren gingen, die sich niemand angehört hat |
| Berichte für die Leitung | Die Zahlen kommen automatisch aus dem CRM, die Übersicht kommt ohne manuellen Export | Die Zeit zwischen einem Einbruch und dem Moment, in dem er auffällt |
Zuerst die Prozessanalyse. Dann die Werkzeuge.
Wie man es meistens macht
Man kauft ein CRM oder einen Bot und verlagert dasselbe Durcheinander hinein. Einen Monat später kostet die Software Geld, die Mitarbeiter pflegen sie widerwillig, und das Geld geht dort verloren, wo es auch vorher verloren ging — nur sieht man es jetzt in einer Oberfläche.
Wie wir es machen
Zuerst nehmen wir Ihren Vertrieb auseinander und finden, wo genau das Geld verloren geht: bei der ersten Antwort, bei vergessenen Aufgaben, bei verlorenen Kanälen. Wir automatisieren diese Stelle und nicht alles auf einmal. Der nächste Schritt kommt, wenn der vorige läuft.
Was das in der Praxis ändert.
Die Zahlen unten stammen aus einem laufenden Projekt, GetGate. Das ist kein Marktdurchschnitt und kein Versprechen: So kam es dort heraus, wo das System schon steht.
≈1 Stunde am Tag
So viel Arbeitszeit wird beim Mitarbeiter frei: Karten, Aufgaben und Berichte fressen nicht mehr den Abend.
27% der Anfragen
Kommen abends und am Wochenende. Früher wartete dieser Kunde bis zum Morgen, jetzt bekommt er sofort Antwort.
80% der Antworten
Im Blindvergleich war die Antwort des Assistenten nicht schlechter als die eines Menschen — geprüft an echter Korrespondenz.
Wie es aufgebaut wird.
1. Wir nehmen den Vertrieb auseinander
Wir schauen, wie Anfragen heute ankommen, was danach passiert und wo Geld verloren geht. Ergebnis ist eine Liste der Stellen, die zuerst automatisiert gehören.
2. Wir bauen das System
Wir richten das CRM auf Ihre Prozesse aus, trainieren den Assistenten auf Ihre Nische und binden die Kanäle an, aus denen Kunden wirklich kommen.
3. Wir nehmen es in Betrieb
Der Assistent antwortet und schreibt mit, Aufgaben entstehen von selbst, Gespräche werden geprüft. Die Mitarbeiter arbeiten im System und nicht daneben.
4. Wir schauen auf Plan und Ist
Wir vergleichen, was sich geändert hat, ziehen die schwachen Stellen nach und übertragen das, was funktioniert hat, auf die übrigen Bereiche.
Automatisierung ist nicht ein Programm.
Je nachdem, was die Analyse gezeigt hat, kommen unterschiedliche Teile zum Einsatz. Jedes lebt auch für sich, zusammen ergeben sie aber den Vertrieb, der ohne Handarbeit läuft.
KI-Verkäufer
Antwortet dem Kunden in Sekunden, klärt die Aufgabe, vereinbart ein Gespräch und pflegt die Karte. Arbeitet nachts und am Wochenende.
CRM-Einführung
Trichter, Felder, Anbindung von Messengern und Telefonie — die Basis, ohne die es nichts zu automatisieren gibt.
Qualitätskontrolle
Prüfung von Anrufen und Chats nach Checkliste: wo der Deal verloren ging und an welchem Schritt das Gespräch kippte.
Vertriebsanalyse
Plan und Ist in Echtzeit, aufgeschlüsselt nach Kanälen und Mitarbeitern, mit Warnung bei Einbrüchen.
Aufbau der Vertriebsabteilung
Wenn es noch nichts zu automatisieren gibt: erst Prozesse, Regeln und Führung, dann Werkzeuge.
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DKDmitri KusminowHäufige Fragen.
Womit beginnt man die Vertriebsautomatisierung?
Mit dem Weg, den eine Anfrage vom ersten Kontakt bis zum Abschluss nimmt, und der Stelle, an der sie hängen bleibt. Solange das unbekannt ist, automatisiert jede Software das Durcheinander und nicht die Arbeit.
Muss ich das CRM wechseln, wenn ich schon eines habe?
Nicht unbedingt. Meist stellt sich heraus, dass das vorhandene für einen anderen Prozess eingerichtet wurde. Wir schauen, was darin schon läuft, und bauen das Fehlende dazu.
Sabotieren die Mitarbeiter so etwas nicht?
Sabotiert wird, was Arbeit hinzufügt. Hier ist es umgekehrt: Karten und Aufgaben füllen sich selbst, und der Mitarbeiter gewinnt Zeit — im laufenden Projekt etwa eine Stunde am Tag.
Passt das, wenn es nur zwei Mitarbeiter sind?
Ja, und der Effekt ist oft deutlicher: In einem kleinen Team wiegt ein verpasster Abendkunde schwerer. Anfangen sollte man dabei an der engsten Stelle, nicht mit dem ganzen System.
Antwortet der Bot allen statt des Mitarbeiters?
Nein. Die Regeln stehen vorher fest: welche Deals er führt und welche sofort an einen Menschen gehen. Große und besondere Kunden gehen in der Regel direkt zum Mitarbeiter.
Was kostet das?
Der Preis hängt davon ab, was die Analyse ergeben hat: mal genügen CRM und ein Kanal, mal braucht es die ganze Kette. Deshalb zuerst die Analyse, dann das Angebot, nicht umgekehrt.
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Rechnen wir aus, was Sie an Handarbeit verlieren.
Erzählen Sie uns, wie die Anfragen heute ankommen und was danach passiert. Wir nehmen Ihren Vertrieb auseinander und zeigen, welche Teile zuerst an das System gehen können.
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