Vertriebsanalyse: Arten, Methoden und Kennzahlen
Vertriebsanalyse ist die regelmäßige Auswertung von Deals, Anrufen und Chats. Sie zeigt, ob der Plan erfüllt wird und an welchem Schritt das Geld verloren geht. Um sie einzurichten, bringen Sie den Trichter in Einklang mit dem realen Prozess, machen Quelle, Betrag und Absagegrund zu Pflichtfeldern und prüfen jede Woche Plan/Ist nach Kanälen und Managern.
Was Vertriebsanalyse ist und wozu man sie braucht
Vertriebsanalyse ist die regelmäßige Auswertung von Daten zu Deals. Woher die Anfragen kamen, wie viele davon bis zur Zahlung gelangten, wer sie betreut hat und warum die übrigen abgesagt haben. Sie beantwortet zwei Fragen der Führungskraft: Erfüllen wir diesen Monat den Plan, und an welchem Schritt geht Geld verloren?
Montag, Teambesprechung. Die Führungskraft öffnet den Bericht: Der Umsatz des Vormonats liegt fast im Plan, alle sind zufrieden. Einen Monat später bricht der Umsatz ein, und niemand kann erklären, warum. Die Antwort lag die ganze Zeit im CRM. Von Avito kamen weniger Anfragen, und bei einem Manager sank die Konversion vom Aufmaß zum Vertrag bereits den dritten Monat in Folge. Der Umsatzbericht zeigte das nicht.
Der Umsatz ist das Ergebnis. Die Analyse zeigt, woraus es sich zusammensetzt: welche Kanäle, Phasen, Manager und Leistungen nach oben ziehen und welche nach unten. Sieht man das jede Woche, bleibt der Führungskraft Zeit, den Monat zu retten, bevor er vorbei ist.
Genau dafür wird ein CRM meist angeschafft. Das zeigen auch die Daten von CNews vom Februar 2026: In einer Umfrage von J'son & Partners Consulting nannten 60% der Befragten den Bedarf an Analysen als Hauptgrund für die Einführung eines CRM. Und 54% der Führungskräfte und Inhaber von Kleinstunternehmen kontrollieren den Vertrieb im CRM persönlich.
Ein CRM liefert von sich aus keine Analyse. Wenn Felder leer bleiben und die Trichterphasen nicht dazu passen, wie Sie tatsächlich verkaufen, zeichnen die Berichte ein schönes und falsches Bild.
Arten der Vertriebsanalyse
Die Analysearten unterscheiden sich durch die Frage, die sie beantworten. Beginnen Sie mit Plan/Ist und dem Trichter, die übrigen Auswertungen kommen später dazu.
Fiktives Beispiel: Kanäle, Phasen, Namen der Manager und Sandstand sind erfunden. Die Fragen jeder Analyseart stammen aus der Tabelle im Artikel. Beginnen sollte man mit Plan/Ist und dem Trichter, die übrigen Auswertungen kommen später dazu.
Plan/Ist
Vergleicht den tatsächlichen Umsatz und die Zahl der Deals mit dem Plan zum selben Datum. Das Monatsergebnis ist wichtig, doch achten Sie auch auf das Tempo. Liegt das Ist zur Monatsmitte deutlich zurück, ist der Monat noch zu retten. In der letzten Woche ist es schon zu spät. Legen Sie den Plan pro Manager und Leistung fest, sonst ist unklar, wessen Fehlschlag es ist.
Trichteranalyse
Zeigt die Konversion jeder Phase: von der Anfrage zur qualifizierten Anfrage, vom Termin zum Angebot, vom Angebot zur Zahlung. Die Phase, in der die Konversion stark abfällt, ist die Stelle der Verluste. Wie man die Phasen aufbaut und ihre Konversion in amoCRM berechnet, zeigen wir ausführlich im Artikel über den Vertriebstrichter.
Kanalanalyse
Website, Avito, Telegram, WhatsApp, eingehende Anrufe, Empfehlungen. Betrachten Sie für jeden Kanal die Zahl der Anfragen, die Konversion zur Zahlung, den durchschnittlichen Auftragswert und die Kosten pro Kunde. Oft bringt der lauteste Kanal viele Anfragen und wenig Geld. Stille Empfehlungen verhalten sich genau umgekehrt.
Analyse nach Managern
Vergleicht Manager bei ähnlichem Anfragestrom: Konversion, durchschnittlicher Auftragswert, Zeit bis zur ersten Antwort, Zahl festhängender Deals. Der Umsatz eines Managers allein sagt wenig. Wer eingehende Anfragen von der Website bearbeitet, verkauft leichter als jemand, der eine kalte Kontaktliste abtelefoniert.
Analyse nach Produkten und Leistungen: ABC und XYZ
Die ABC-Analyse teilt das Sortiment nach dem Beitrag zu Umsatz oder Gewinn auf. Gruppe A sind die wenigen Positionen, die das meiste Geld bringen. B ist die Mitte. C ist der Long Tail: Er kostet die Manager Zeit und belegt Lagerplatz, bringt aber kaum Geld.
Die XYZ-Analyse betrachtet die Stabilität der Nachfrage. X verkauft sich jeden Monat gleichmäßig, Y schwankt saisonal, Z wird ab und zu gekauft. Zusammen ergeben sie eine Matrix. AX ist die Stütze, die man nicht verlieren darf. CZ sind Kandidaten für die Streichung aus der Preisliste oder für den Verkauf nur auf Bestellung.
Fiktives Beispiel: Positionen und Monatsverkäufe sind erfunden. Die Bedeutung der Gruppen und die zwei Entscheidungen – „immer führen“ für AX und „nur auf Bestellung oder streichen“ für CZ – stammen aus dem Artikel.
Analyse des Verkaufszyklus
Wie viele Tage von der Anfrage bis zur Zahlung vergehen und in welcher Phase ein Deal am längsten liegt. Stehen Deals wochenlang auf „Angebot verschickt“, melden sich die Manager nach dem Angebot nicht mehr beim Kunden. Ein langer Zyklus verschiebt außerdem Geld in den nächsten Monat, und Plan/Ist sieht schlechter aus, als es ist.
Analyse der Absagegründe
Warum verlorene Deals geschlossen wurden. Das funktioniert nur, wenn der Grund aus einer kurzen Liste gewählt wird: zu teuer, anderen Anbieter gewählt, Termine passten nicht, nicht erreicht, umentschieden. Wenn die meisten Absagen als „Sonstiges“ erfasst sind, ist der Bericht leer.
| Analyseart | Welche Frage sie beantwortet | Was im CRM vorhanden sein muss |
|---|---|---|
| Plan/Ist | Schaffen wir den Monatsplan | Plan pro Manager und Leistung, Zahlungsbeträge und -daten |
| Nach Trichter | In welcher Phase wir Kunden verlieren | Phasen nach dem realen Prozess, Verlauf der Phasenwechsel |
| Nach Kanälen | Welcher Kanal Geld bringt und welcher nur Anfragen | Quelle in jedem Deal, Werbeausgaben |
| Nach Managern | Wer Deals verliert und an welchem Schritt | Verantwortlicher, Aufgaben, Antwortzeit |
| ABC und XYZ | Welche Produkte und Leistungen das Unternehmen tragen | Produkt oder Leistung im Deal, Betrag, Datum |
| Nach Verkaufszyklus | Wo Deals hängen bleiben und wie lange das Geld wartet | Eintrittsdatum in jede Phase |
| Absagegründe | Warum Kunden abspringen | Pflichtgrund aus einer Liste beim Schließen |
Methoden der Vertriebsanalyse
Die Art der Analyse sagt, in welchem Schnitt Sie schauen: Kanäle, Phasen, Vertriebler, Produkte. Die Methode sagt, wie gerechnet wird. Denselben Schnitt nach Kanälen kann man mit dem Vormonat vergleichen, in Anteile zerlegen oder nach Faktoren aufschlüsseln.
| Methode | So funktioniert es | Wann einsetzen |
|---|---|---|
| Dynamische Analyse | Vergleicht eine Kennzahl mit einem früheren Zeitraum: Monat zu Monat, Jahr zu Jahr | Um Wachstum, Rückgang und Saisonalität zu sehen. Vergleichen Sie Vergleichbares: März mit dem März des Vorjahres |
| Strukturanalyse | Berechnet den Anteil jedes Teils am Ganzen: Kanäle, Leistungen, Vertriebler, Kunden am Umsatz | Um zu verstehen, worauf der Umsatz beruht und ob er von einem einzigen Kanal oder Kunden abhängt |
| Kontrollanalyse (Plan/Ist) | Vergleicht den Ist-Wert mit dem Plan zum selben Datum | Jede Woche, solange der Monat noch zu retten ist |
| Faktorenanalyse | Zerlegt den Umsatz in Faktoren: Anfragen, Konversion zur Zahlung, durchschnittlicher Auftragswert | Wenn sich der Umsatz verändert hat und man wissen muss, welcher Faktor ihn bewegt hat |
| ABC und XYZ | Teilt das Sortiment nach Umsatzbeitrag und Gleichmäßigkeit der Nachfrage | Einmal im Quartal, um zu entscheiden, was in der Preisliste bleibt und was nur auf Bestellung verkauft wird |
| RFM | Teilt Kunden nach Aktualität des letzten Kaufs, Häufigkeit und Kaufsumme | Für Wiederholungskäufe: wen zurückgewinnen, wem mehr anbieten |
| Kohortenanalyse | Verfolgt Gruppen von Kunden, die im selben Monat gekommen sind | Um zu sehen, ob Kunden wiederkommen und welcher Kanal diejenigen bringt, die erneut kaufen |
| SWOT und Experteneinschätzung | Leitung und Team bewerten Stärken und Schwächen des Vertriebs | Für die Strategie, wenn es wenig Zahlen gibt. Die Schlüsse werden später mit Daten geprüft |
Faktorenanalyse: warum sich der Umsatz verändert hat
Der Umsatz ist die Zahl der Anfragen, multipliziert mit der Konversion zur Zahlung und dem durchschnittlichen Auftragswert. Wenn der Umsatz sinkt, schauen Sie, welcher der drei Faktoren nachgelassen hat. Jeder hat seinen eigenen Verantwortlichen und eigene Lösungen.
- Weniger Anfragen. Eine Frage an Werbung und Kanäle: welcher Kanal eingebrochen ist und seit welcher Woche.
- Die Konversion ist gesunken. Eine Frage an den Vertrieb: in welcher Trichterphase und bei welchem Vertriebler Kunden verloren gehen.
- Der durchschnittliche Auftragswert ist gesunken. Eine Frage an Sortiment und Rabatte: Sie verkaufen mehr Günstiges, oder die Vertriebler geben beim Preis öfter nach.
Diese Rechnung dauert in jeder Tabelle eine halbe Stunde. Danach ist klar, wen man zur Besprechung holt: das Marketing, die Vertriebsleitung oder den, der für die Preise zuständig ist.
RFM und Kohorten: was nach dem ersten Kauf mit den Kunden passiert
Diese Methoden braucht man dort, wo ein Kunde mehr als einmal kauft: Einzelhandel, Leistungen mit wiederholten Besuchen, Lieferung von Verbrauchsmaterial. RFM zeigt, wer lange nicht gekauft hat und wen man zurückholen sollte. Kohorten zeigen, wie viele Kunden jedes Monats für einen zweiten Kauf wiedergekommen sind.
Wenn Ihre Geschäfte einmalig sind, etwa eine Balkonverglasung, beginnen Sie mit Trichter und Kanälen. Auf RFM und Kohorten kommen Sie zurück, wenn sich im CRM eine Historie von Wiederholungskäufen angesammelt hat.
Vertriebskennzahlen: was man erfasst und wie
Für den Start reichen die Kennzahlen aus der Tabelle unten. Wichtig ist eine Regel: Jede wird Monat für Monat gleich berechnet und aus derselben Quelle genommen. Sonst vergleichen Sie Unterschiedliches und streiten über Zahlen, statt zu handeln.
| Kennzahl | Wie sie berechnet wird | Was sie zeigt | Woher die Daten kommen |
|---|---|---|---|
| Planerfüllung | Ist bis heute geteilt durch Plan bis heute | Ob Sie den Monat schaffen | CRM, Plan pro Manager |
| Umsatz | Summe der bezahlten Deals im Zeitraum | Das Ergebnis der Arbeit, aber nicht seine Ursachen | CRM, Buchhaltungssystem |
| Zahl der Anfragen | Alle neuen Anfragen im Zeitraum über alle Kanäle, ohne Dubletten und Spam | Auslastung des Teams und Wirkung der Werbung | CRM mit angebundenen Kanälen |
| Phasenkonversion | Deals, die in die nächste Phase gingen, geteilt durch Deals, die in diese eingetreten sind | Wo der Trichter Kunden verliert | CRM, Phasenverlauf |
| Konversion zur Zahlung | Bezahlte Deals geteilt durch alle Anfragen im Zeitraum | Die Gesamtstärke des Vertriebs | CRM |
| Durchschnittlicher Auftragswert | Umsatz geteilt durch die Zahl bezahlter Deals | Wodurch sich der Umsatz ändert: Zahl der Kunden oder Höhe des Kaufs | CRM, Buchhaltungssystem |
| Kosten pro Kunde | Ausgaben für den Kanal geteilt durch die Zahl zahlender Kunden daraus | Welcher Kanal sich rechnet | Werbekonten und CRM |
| Verkaufszyklus | Durchschnittliche Zahl der Tage von der Anfrage bis zur Zahlung | Verkaufstempo und Verschiebung von Geld zwischen Monaten | CRM, Phasendaten |
| Zeit bis zur ersten Antwort | Vom Eingang der Anfrage bis zur ersten Antwort des Managers | Wie viele Anfragen beim Warten erkalten | CRM, Telefonie, Messenger |
| Anteil der Absagen nach Grund | Absagen mit diesem Grund geteilt durch alle Absagen | Was Kunden genau abschreckt | CRM, Auswertung von Anrufen und Chats |
| Festhängende Deals | Offene Deals ohne Aufgabe oder ohne Bewegung länger als der übliche Zyklus | Geld, das unbeaufsichtigt herumliegt | CRM |
| Wiederholungskäufe | Kunden, die mehr als einmal gekauft haben, geteilt durch alle Kunden | Ob Kunden zu Ihnen zurückkommen | CRM, Buchhaltungssystem |
Betrachten Sie Kennzahlen paarweise. Der Umsatz ist gestiegen, der durchschnittliche Auftragswert gesunken: Sie verkaufen mehr Günstiges, und der Gewinn kann sinken. Die Anfragen haben zugenommen, die Konversion zur Zahlung ist gefallen: Die Werbung hat die falschen Leute gebracht, oder die Manager kommen mit dem Antworten nicht nach.
Woher die Daten für die Vertriebsanalyse kommen
Die Daten liegen an mehreren Orten, und jeder hält seinen Teil der Wahrheit.
- CRM. Deals, Phasen, Beträge, Daten, Quelle, Manager, Absagegrund. Die Grundlage aller Berichte, wenn die Felder ehrlich ausgefüllt werden.
- Telefonie. Alle Anrufe mit Aufzeichnungen: wer angerufen hat, wie lange er gewartet hat, wer keinen Rückruf bekam. Ein verpasster Anruf ohne Deal im CRM ist eine verlorene Anfrage, die kein Bericht je sieht.
- Chats. Telegram, WhatsApp, Avito, Chat auf der Website. Hier sagt der Kunde mit eigenen Worten, woran er zweifelt und was ihm nicht gepasst hat.
- Buchhaltungssystem und Werbekonten. Zahlungen, Lieferungen, Selbstkosten, Werbeausgaben. Ohne sie lassen sich Gewinn und Kosten pro Kunde nicht berechnen.
Donnerstagabend. Ein Kunde schreibt dem Manager per WhatsApp an dessen private Nummer: „Haben es günstiger gefunden, danke.“ Im CRM hängt der Deal noch drei Wochen in der Phase „Überlegt noch“, dann wird er mit dem Grund „Sonstiges“ geschlossen. Die Wahrheit blieb im Telefon des Managers. Daraus folgt die erste Regel: Alle Kanäle sind ans CRM angebunden, und jeder Kontakt landet in der Deal-Karte.
Fiktives Beispiel: Deal, Anruf, Zeiten und Notizen sind erfunden. Der Satz „Haben es günstiger gefunden, danke“, der Einbruch bei Avito und der Manager, dessen Konversion vom Aufmaß zum Vertrag den dritten Monat sinkt, stammen aus dem Artikel. Der Überblick kommt einmal pro Woche, das Signal bei einem Einbruch am selben Tag.
So richten Sie die Vertriebsanalyse in amoCRM und Bitrix24 ein
Für den Start reichen die eingebauten Berichte. In amoCRM ist das der Bereich „Analytik“: Verkaufsanalyse, Übersichtsbericht, Mitarbeiterbericht und Ziele. In Bitrix24 sind es Berichte und Analytik im CRM-Bereich. Die Reihenfolge der Einrichtung ist in beiden Systemen gleich.
- Schreiben Sie Ihre Fragen auf. Was die Führungskraft jede Woche wissen will: Erfüllen wir den Plan, welcher Kanal ist eingebrochen, welche Manager verlieren Deals. Einen Bericht, der keine konkrete Frage beantwortet, öffnet niemand.
- Bringen Sie den Trichter in Einklang mit dem realen Prozess. Jede Phase ist eine Handlung des Kunden oder Managers mit klarer Bedingung für den Übergang: „Aufmaß vereinbart“, „Angebot verschickt“, „Rechnung gestellt“. Eine Phase „In Bearbeitung“ zeigt keine Konversion.
- Machen Sie die nötigen Felder zu Pflichtfeldern. Quelle, Produkt oder Leistung, Betrag, Absagegrund. Der Grund nur aus einer Liste, ohne Freitext. Beide CRMs können beim Phasenwechsel ein Feld verlangen: nicht ausgefüllt – nicht verschoben.
- Binden Sie Kanäle und Telefonie an. Anrufe, Telegram, WhatsApp, Avito und Anfragen von der Website sollen selbst Deals mit markierter Quelle anlegen. Sonst wird die Auswertung nach Kanälen aus dem Gedächtnis zusammengesetzt.
- Legen Sie den Plan fest. Nach Managern und Monaten, nach Umsatz und Anzahl der Deals. In amoCRM gibt es dafür Ziele, in Bitrix24 den Verkaufsplan in der CRM-Analyse. Wie man den Plan mit der Prognose für offene Deals verbindet, steht im nächsten Abschnitt.
- Bereinigen Sie die Datenbank. Führen Sie Dubletten zusammen, schließen Sie tote Deals mit Grund, tragen Sie die Quelle nach, wo sie fehlt. Ohne das zeigen die ersten Berichte Chaos statt eines Bildes.
- Stellen Sie ein Berichtsset zusammen. Plan/Ist, Trichter mit Phasenkonversion, Auswertungen nach Kanälen und Managern, Absagegründe, festhängende Deals. Fünf Berichte, die jede Woche geöffnet werden, nützen mehr als ein dicker Ordner, den niemand öffnet.
- Legen Sie einen Rhythmus fest. Einmal pro Woche sieht sich die Führungskraft den Überblick an und vergibt für jede Abweichung eine Aufgabe mit Verantwortlichem und Frist. Einmal im Monat folgt die Auswertung nach Produkten, Kanälen und Absagegründen.
Die Einrichtung lässt sich einfach prüfen. Nehmen Sie einen beliebigen verlorenen Deal der Vorwoche und versuchen Sie, anhand der Karte zu beantworten: Woher kam der Kunde, was wollte er, wer hat ihn betreut und warum ist er abgesprungen? Gibt es keine Antwort, sagen auch die Berichte über solche Deals nichts.
Verkaufsplan und Prognose im CRM: warum die Prognose lügt
Plan, Ist und Prognose sind drei verschiedene Zahlen. Der Plan ist, was verkauft werden muss. Das Ist ist, was bereits bezahlt ist. Die Prognose ist das erwartete Ergebnis offener Deals. Ein offener Deal ist noch kein Verkauf, auch wenn der Manager sich des Kunden sicher ist, deshalb stehen diese Zahlen im Bericht getrennt.
Teilen Sie den Plan nach den Dimensionen auf, die Sie steuern: Manager, Leistungen, Kanäle. Legen Sie vorab fest, wem ein Deal zugerechnet wird, wenn zwei den Kunden betreut haben, und wohin ein Deal gehört, der in den nächsten Monat gerutscht ist. Teilen Sie den Plan nicht feiner auf, als die Erfassung erlaubt. Ist die Quelle in den Karten oft leer, wirkt ein Plan nach Kanälen nur auf dem Bildschirm genau.
Die Prognose beruht auf Beträgen und Abschlussdaten offener Deals. Lassen Sie den Manager den Betrag nicht anhand der ersten Nachricht des Kunden raten: Legen Sie fest, in welcher Phase er auftaucht und nach welcher Regel er präzisiert wird. Sonst stützt sich die Prognose vom ersten Tag an auf Vermutungen.
Die Prognose lügt meist aus zwei Gründen:
- Datumsangaben. Das Abschlussdatum wird beim Anlegen des Deals gesetzt und danach nie wieder angefasst. Ein Monat ist vorbei, und der Deal „schließt“ immer noch „am 30.“.
- Tote Deals. Deals, die niemand als verloren geschlossen hat, hängen in der Pipeline und ziehen die Prognose nach oben. Es braucht eine Regel: keine Bewegung länger als der übliche Zyklus heißt mit Grund schließen oder einen neuen Schritt setzen.
Die Prüfung der Prognose dauert eine halbe Stunde. Öffnen Sie die Deals, die einen spürbaren Teil der erwarteten Summe ausmachen, und beantworten Sie für jeden: Gibt es einen lebendigen Kontakt, ist die Anfrage klar, ist ein nächster Schritt gesetzt? So trennen sich bestätigte Vereinbarungen von Hoffnungen. Liegt die Prognose unter dem Plan, rühren Sie den Plan nicht an, bis Sie die Ursache mit der Faktorenanalyse oben gefunden haben.
Werkzeuge für die Vertriebsanalyse
Das Werkzeug wählt man danach, wo die Daten liegen und wie viele Quellen es gibt. Für den Start reichen eine Tabelle oder die eingebauten CRM-Berichte. Ein BI-System und KI braucht man, wenn es viele Quellen gibt und keine Zeit bleibt, sie von Hand zusammenzuführen.
| Werkzeug | Was er kann | Grenzen | Für wen er passt |
|---|---|---|---|
| Excel, Google Tabellen, Yandex Tabellen | Beliebige Berechnungen und Pivot-Tabellen aus einem Export | Daten werden von Hand exportiert, der Bericht veraltet am Tag des Exports, Kopierfehler sieht niemand | Erste Berechnungen und einmalige Auswertungen bei wenigen Anfragen |
| Eingebaute CRM-Berichte: amoCRM, Bitrix24 | Plan/Ist, Trichter mit Phasenkonversion, Berichte nach Vertrieblern und Quellen | Sie sehen nur CRM-Felder. Gewinn und komplexe Schnitte lassen sich nicht berechnen | Jedes Vertriebsteam, das Geschäfte im CRM führt |
| Buchhaltungssystem, zum Beispiel 1C | Zahlungen, Lieferungen, Selbstkosten, Bestände | Weiß nichts über Anfragen, Phasen und Absagegründe | Gewinnberechnung, ABC und XYZ nach Produkten |
| Durchgängige Analytik | Verknüpft Werbeausgaben mit Geschäften und Zahlungen | Wenn die Quelle im CRM nicht ausgefüllt ist, reißt die Verbindung ab | Unternehmen, die in mehreren Kanälen werben |
| BI-Systeme, zum Beispiel Yandex DataLens | Führen CRM, Buchhaltung und Werbung in einem Dashboard mit beliebigen Schnitten zusammen | Es braucht jemanden, der die Datenexporte einrichtet und pflegt | Die Leitung braucht ein Dashboard über mehrere Quellen |
| Sprachanalyse und KI | Werten Anrufe und Chats aus, finden Absagegründe, senden ein Signal, wenn der Plan zurückfällt | Benötigt Gesprächsaufzeichnungen und mit dem CRM verbundene Messenger | Teams, in denen die Verlustgründe in Gesprächen fallen, im CRM aber „Sonstiges“ steht |
Ein teures Werkzeug repariert keine leeren Felder. Sorgen Sie zuerst dafür, dass jedes Geschäft Quelle, Betrag und Absagegrund hat, und entscheiden Sie dann, ob die eingebauten Berichte reichen.
Fehler in der Vertriebsanalyse: warum man nicht sieht, wo Geld verloren geht
Nur auf den Umsatz schauen. Er hinkt hinterher. Wenn der Umsatz gefallen ist, liegt das Problem im Trichter schon ein, zwei Monate zurück. Beobachten Sie Anfragen, Phasenkonversion und festhängende Deals – sie brechen früher ein.
Felder nur pro forma ausfüllen. Quelle leer, Absagegrund „Sonstiges“, Betrag „1“. Der Manager hat keine Zeit, und es gibt keine Kontrolle. Ein Bericht auf solchen Daten wirkt solide und bedeutet nichts.
Konversion auf Müll berechnen. Unter den Anfragen landen Spam, Dubletten und Anrufe von Lieferanten. Die Konversion fällt niedrig aus, und das Team wird zu Unrecht kritisiert. Sortieren Sie den Müll mit einer eigenen Phase oder einem Schließgrund aus.
Chats am CRM vorbeilaufen lassen. Private Nummern der Manager, ein separates Avito-Konto, E-Mail. Alles, was nicht im CRM landet, existiert für die Analyse nicht, und gerade solche Anfragen sind oft die wärmsten.
Erst am Monatsende hinschauen. Die Auswertung am 30. ist gut fürs Archiv, aber der Monat ist nicht mehr zu retten. Plan/Ist braucht man jede Woche, besser noch jeden Tag.
Bericht ja, Handlung nein. In der Teambesprechung sehen alle den Einbruch im Kanal, nicken und gehen auseinander. Jede Abweichung muss mit einer Aufgabe enden: wer was tut und wann wir prüfen.
Wie KI bei der Vertriebsanalyse hilft
CRM-Berichte sehen nur, was der Manager in die Felder eingetragen hat. Die wahren Verlustgründe stecken in Anrufen und Chats, und niemand hört sie vollständig an: Die Führungskraft hört stichprobenartig ein paar Gespräche pro Woche. Die KI wertet alle aus.
Dienstag, ein Anruf. Der Kunde sagt: „Wir haben Ihnen am Freitag geschrieben, geantwortet haben Sie erst am Montag, wir haben schon woanders bestellt.“ Der Manager schließt den Deal mit dem Grund „Zu teuer“. Der Bericht zeigt ein Preisproblem, das es nicht gibt. Die KI ordnet die Absage nach Auswertung des Gesprächs der langsamen Antwort zu, und im Überblick erscheint eine ehrliche Zeile.
- Findet Absagegründe, die nicht in den CRM-Feldern stehen. Transkribiert Anrufe, liest Chats in Telegram, WhatsApp und auf Avito und ordnet Absagen nach dem, was der Kunde gesagt hat.
- Sucht verspielte Deals. Der Kunde war bereit, aber kein nächster Schritt wurde vereinbart, oder der Manager verschwand nach der Frage zum Preis. Wie das funktioniert, zeigen wir im Artikel über die Kontrolle von Managern und verlorene Deals.
- Prüft Gespräche anhand einer Checkliste. Hat der Manager den Bedarf ermittelt, den nächsten Schritt genannt, den Einwand behandelt? Das ist Aufgabe der Qualitätskontrolle von Anrufen und Chats.
- Schlägt Alarm, wenn der Plan absackt. Das System vergleicht jeden Tag das Ist mit dem Tempo, das der Plan erfordert. Hinkt ein Kanal, eine Leistung oder ein Manager hinterher, bekommt die Führungskraft eine Nachricht in Telegram mit dem Grund, ohne auf das Monatsende zu warten.
In unserem laufenden Projekt GetGate hat die KI mehr als 1.000 Gespräche ausgewertet, und die Auswertung betraf mehr als 500 Deals. So viele hört keine Führungskraft je von Hand an, und genau dort verstecken sich die Absagegründe.
Womit man bei der Vertriebsanalyse anfängt
Warten Sie nicht auf das perfekte System. Beginnen Sie mit dem, was schon diesen Freitag eine Antwort liefert.
- Schreiben Sie die Fragen auf, auf die die Führungskraft jede Woche eine Antwort haben will.
- Gleichen Sie die Trichterphasen mit dem realen Prozess ab und entfernen Sie Phasen wie „In Bearbeitung“.
- Machen Sie Quelle, Betrag und Absagegrund aus einer Liste zu Pflichtfeldern.
- Binden Sie Telefonie und alle Messenger ans CRM an, auch die privaten Nummern der Manager.
- Legen Sie einen Plan pro Manager fest und prüfen Sie Plan/Ist jede Woche.
- Werten Sie die Absagegründe des Vormonats anhand der Gesprächsaufzeichnungen aus, nicht nur anhand des CRM-Felds.
Wenn das ohne manuelle Exporte laufen soll, werfen Sie einen Blick auf den Aufbau unserer Vertriebsanalyse AI Sales Profit. Plan/Ist in Echtzeit, Auswertungen nach Kanälen, Leistungen und Managern, Umsatzprognose, Signal bei Einbrüchen und ein wöchentlicher Überblick für den Inhaber. Wie die Analyse im Verbund mit dem Verkaufsroboter und der Qualitätskontrolle arbeitet, beschreiben wir im Beitrag zur KI-Einführung im Unternehmen.
Häufige Fragen.
Was ist Vertriebsanalyse, einfach erklärt?
Die regelmäßige Auswertung, wie bei Ihnen verkauft wird: woher Anfragen kommen, wie viele davon bis zur Zahlung gelangen, wer sie betreut und warum die übrigen absagen.
Der Umsatz zeigt nur das Ergebnis. Die Analyse zeigt, woraus es sich zusammensetzt und an welchem Schritt Geld verloren geht, solange der Monat noch zu retten ist.
Welche Vertriebskennzahlen sollte man zuerst erfassen?
Beginnen Sie mit der Planerfüllung zum heutigen Datum, der Zahl der Anfragen, der Konversion jeder Trichterphase, dem durchschnittlichen Auftragswert und den Absagegründen.
Diese Kennzahlen reichen, um zu sehen, wo der Verkauf schwächelt. Kosten pro Kunde nach Kanal, Verkaufszyklus und Wiederholungskäufe kommen hinzu, sobald die ersten Kennzahlen ohne manuellen Abgleich berechnet werden.
Welche Methoden der Vertriebsanalyse werden am häufigsten genutzt?
Am häufigsten sind Plan/Ist, die dynamische Analyse von Zeitraum zu Zeitraum, die Strukturanalyse der Umsatzanteile, die Faktorenanalyse und ABC/XYZ für das Sortiment.
Wenn Kunden wiederholt kaufen, kommen RFM und Kohortenanalyse hinzu. Am besten beginnt man mit Plan/Ist und dem Trichter: Sie zeigen am schnellsten, wo Geld verloren geht.
Lässt sich die Vertriebsanalyse mit den eingebauten Berichten von amoCRM oder Bitrix24 einrichten?
Ja, für den Start reichen die eingebauten Berichte: Verkaufsanalyse, Mitarbeiterbericht, Trichter mit Phasenkonversion, Verkaufsplan.
Die Hauptarbeit steckt in den Daten. Die Trichterphasen müssen zum realen Prozess passen, Quelle, Betrag und Absagegrund müssen Pflichtfelder sein, und alle Kanäle sowie die Telefonie müssen ans CRM angebunden sein. Sonst sind die Berichte der Form nach genau und in der Sache falsch.
Wie oft sollte man die Vertriebsanalyse ansehen?
Plan/Ist jede Woche, bei kurzem Verkaufszyklus auch jeden Tag. Die Auswertung nach Produkten, Kanälen und Absagegründen macht man bequem einmal im Monat.
Wichtiger als die Häufigkeit ist das Handeln. Jede im Bericht bemerkte Abweichung muss mit einer Aufgabe mit Verantwortlichem und Prüftermin enden.
Wie hilft KI bei der Vertriebsanalyse?
Die KI wertet alle Anrufe und Chats vollständig aus und findet, was nicht in den CRM-Feldern steht: die wahren Absagegründe, verspielte Deals, einen versäumten nächsten Schritt.
Außerdem vergleicht sie jeden Tag Ist und Plan und schickt der Führungskraft ein Signal, wenn ein Kanal, eine Leistung oder ein Manager zurückliegt. Die Entscheidung, was zu ändern ist, bleibt beim Menschen.
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